В AXKED можно создать обычный групповой чат вручную или включить автоматические чаты, состав которых система поддерживает по учебным группам и филиалам.
Автоматический чат удобен, когда его участники уже определены данными CRM. После включения
не нужно вручную добавлять новых учеников или удалять тех, кто перешёл в другую группу или филиал.
| Вариант | Когда использовать | Кто управляет составом |
|---|---|---|
| Обычный групповой чат | Нужен произвольный состав учеников или сотрудников. | Пользователь AXKED. |
| Чат учебной группы | Нужен отдельный чат каждой активной учебной группы. | AXKED по текущему составу группы. |
| Чат филиала | Нужен общий чат всех учеников активного филиала. | AXKED по филиалу в карточке ученика. |
Как создать обычный групповой чат вручную
- Откройте раздел Сообщения.
- Перейдите на вкладку Групповые.
- Откройте меню в правой части панели и выберите Создать групповой чат.
- Введите название чата.
- Выберите тип участников: Сотрудники или Ученики.
- Найдите и отметьте нужных участников.
- Нажмите Создать чат.
Обычный чат не связан с учебной группой или филиалом. Его состав меняется вручную и не зависит
от последующих изменений в карточках учеников.
Как включить автоматические чаты учебных групп
- Откройте Настройки.
- Найдите блок Сообщения.
- Включите настройку Включить отдельные чаты учебных групп.
- Проверьте количество активных учебных групп в предупреждении.
- Нажмите Включить.
- Дождитесь сообщения Групповые чаты синхронизированы.
После включения AXKED автоматически:
- создаёт отдельный чат для каждой активной учебной группы;
- добавляет в чат текущих учеников группы;
- добавляет ученика после зачисления в группу;
- удаляет ученика из чата после исключения из группы;
- обновляет название чата при переименовании группы;
- скрывает чат при архивировании группы и восстанавливает при повторной активации.
Автоматически создаются чаты только для активных учебных групп. Индивидуальные и архивные группы
в эту синхронизацию не входят.
Как включить автоматические чаты филиалов
- Откройте Настройки.
- Найдите блок Сообщения.
- Включите настройку Включить отдельные чаты филиалов.
- Проверьте количество активных филиалов в предупреждении.
- Нажмите Включить.
- Дождитесь сообщения Чаты филиалов синхронизированы.
После включения AXKED автоматически:
- создаёт отдельный общий чат для каждого активного филиала;
- добавляет всех учеников, у которых этот филиал указан в карточке;
- при переносе ученика удаляет его из чата прежнего филиала и добавляет в чат нового;
- обновляет название чата при переименовании филиала;
- скрывает чат при архивировании филиала и сохраняет существующую переписку.
Ученик без выбранного филиала не попадёт в автоматический чат филиала. Перед включением проверьте,
что филиалы указаны в карточках учеников правильно.
Что происходит при первом включении
После подтверждения синхронизация запускается в фоне. Под настройкой отображается статус и количество уже обработанных групп или филиалов. Закрывать страницу и ждать окончания на ней не обязательно: AXKED продолжит обработку, а системой можно пользоваться как обычно.
Если чат уже существовал, AXKED не удаляет его и не стирает сообщения. Система использует тот же чат,
обновляет его название и приводит список учеников к актуальному составу.
Если синхронизация завершилась ошибкой
- Выключите соответствующую настройку.
- Включите её повторно и подтвердите запуск.
- Если ошибка повторяется, обратитесь в поддержку AXKED.
Как система контролирует изменения
| Действие в CRM | Что произойдёт с автоматическим чатом |
|---|---|
| Ученика добавили в учебную группу | Ученик появится в чате этой группы. |
| Ученика исключили из учебной группы | Ученик будет удалён из чата этой группы. |
| В карточке ученика изменили филиал | Состав чатов прежнего и нового филиалов обновится автоматически. |
| Группу или филиал переименовали | Название соответствующего чата обновится. |
| Группу или филиал перенесли в архив | Чат перестанет отображаться, но история сообщений сохранится. |
| Настройку выключили | Автоматические чаты этого типа скрываются; история не удаляется. |
| Настройку включили повторно | AXKED снова сверит все активные группы или филиалы и восстановит актуальный состав. |
Доступ и важные ограничения
- Раздел Сообщения и доступ к нему должны быть включены для пользователя.
- Ученик видит автоматические чаты только тех учебных групп, в которых состоит, и своего филиала.
- Сотрудник видит чаты только доступных ему учебных групп и филиалов.
- Автоматический чат нельзя удалить вручную.
- Состав автоматического чата нужно менять через группу или филиал в CRM, а не вручную в сообщениях.
- Обычные групповые чаты продолжают работать независимо от автоматических.
Для постоянного состава используйте автоматический чат. Для временного проекта, мероприятия
или произвольной команды создавайте обычный групповой чат вручную.